lunedì 12 novembre 2018

Sellerio - Fantascienza | Elenco Acquisizioni


1. Barbagrigia - Brian W. Aldiss
2. Il sistema riproduttivo - John T. Sladek (e.book)
3. Il signore dei sogni - Roger Zelazny
7. Il libro viola - Philip José Farmer

mercoledì 31 ottobre 2018

Sellerio - Corti | Elenco Acquisizioni


7. Alla scuola femminile di Corano... - Esmahan Aykol
17. Romeo e Giulietta - Andrea Camilleri (e-book)
18. Il viaggio segreto di Niels Bohr a Palermo - Santo Piazzese
27. Libera concorrenza - Dominique Manotti
28. Primi giorni di scuola - Marco Balzano
32. La giornata di Arminio - Giosuè Calaciura
35. Il gruppo di lettura - Francesco Recami
38. Il rasoio di Asimov - Laura Pariani, Nicola Fantini
39. Personal Belongings - Francesco Recami


domenica 28 ottobre 2018

"Manuale di Archivistica Italiana" Paolo Franzese | Morlacchi Editore

Presentazione di Mario Tosti, Direttore del Dipartimento di Lettere, lingue, letterature e civiltà antiche e moderne dell'Università degli Studi di Perugia.
[...] è ormai acquisito che la storia non scaturisce solo dai fatti e che i documenti, per diventare fonti per la storia, devono essere soggetti ad analisi comparative e alla verifica dei rapporti con la realtà. è altrettanto certo però che, in molti casi, senza far riferimento a documenti e quindi agli archivi a cui essi appartengono difficilmente si può ricostruire il passato e quindi scrivere la storia.
[...] è vero infatti sia che ogni istituzione, dovendo produrre - e quindi conservare - un archivio, ha bisogno di conoscere almeno gli elementi essenziali dell'archivistica, sia che per cercare negli archivi occorre conoscere l'ambito in cui si sta entrando, le sue proprietà e le sue regole e sapere lavorare con il giusto metodo.

 - Introduzione -

"Rasi sono, in Italia e altrove, coloro i quali sappiano che cosa sia un archivio; rarissimi coloro i quali discernano a che veramente serva. Ma, quantunque scarsi di numero, questi eletti costituiscono una forza: che, colle sue generose ampogne, frena, talvolta, lo scempio, che delle scritture che lo compongono vorrebbero incessantemente fare la trascuranza e la brutalità altrui. Questo scempio, però, è fatale, ineluttabile attraverso il tempo e lo spazio, come fatale è per tutto il creato: ciò che rende più squisita la lotta, che, in altri termini, per opera di quei pochi, contro la barbarie combatte la civiltà" - Eugenio Casanova, Archivistica, Siena 1928 (rist. anast. Torino, Bottega d'Erasmo, 1966), p.VI.

[...] Ancora oggi non sembra del tutto superata dall'archivistica questa mancanza di respiro internazionale, sottoneata già da Filippo Valenti nel suo saggio Parliamo ancora di archivistica del 1975. Lo studioso modenese infatti faceva allusione "all'isolamento nel quale l'elaborazione dottrinale si è venuta maturando nei singoli ambiti nazionali e alla conseguente carenza di un piano comune, sul quale sviluppare un diagolo univocamente scientifico: si direbbe piuttosto che l'Archivistica francse, quella tedesca, quella anglosassone, quella dei Pasi dell'Europa orientale e via discorrendo, parlino non solo tante lingue, ma tanti linguaggi diversi, alla ricerca, prima ancora che di una polemica costruttiva, di un semplice confronto".

  • Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983;
  • Paola Carucci e Maria Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carrocci, 2008;
  • Antonio Romiti, Archivistica generale. Primi elementi, Lucca, Civita Editoriale, 2009;
  • Elio Lodolini, Archivistica. Principi e problemi, Milano, Franco Angeli, 2011.
  • Barbara Bertini, La conservazione dei beni archivistici e librari, Roma, Carocci, 2005, 
  • volume curato dal Centro di fotoriproduzione, legatoria e restauro degli Archivi di Stato, Chimica e biologia applicatte alla conservazione degli archivi, Roma, Direzione generale per gli Archivi, 2002. 
[...] L'archivistica italiana utilizza sempre più frequentemente concetti e strumenti che non provengono dal proprio bagaglio culturale e condivide una crescente quantità di problematiche e di campi d'intervento con altri ambiti disciplinari, ai quali propriamente quei temi appartengono. Mi riferisco in particolare a questioni che rientrano specificamente nelle competenze dell'informatica o del diritto amministrativo o della comunicazione pubblica e istituzionale. 

Il nostro Paese ha sempre attribuito, sin dall'unità nazionale, agli archivi e agli istituti che ne hanno assicurato la conservazione il compito di custodire, di testimoniare e di tramandare i valori rappresentativi della sua identità giuridica e storica e quello di rendere possibile il progresso della cultura nazionale. [...] il Manuale storico archivistico pubblicato dal Ministero dell'interno nel 1910 spiegava che le pubblicazioni promosse e sostenute dal Governo per far conoscere e quindi utilizzare gli archivi costituivano un impegno assunto "nell'interesse della pubblica istruzione, della scienza storica e della gloria del Paese". [...] L'affidamento delle funzioni di tutela, per i primi cento anni, al Ministero dell'interno riflette appunto la preoccupazione di assicurare un attento controllo sui documenti della pubblica amministrazione che, mentre testimoniavano la vita e l'identità dello Stato, non cessavano di costituire depositi dei "più vitali e più comuni interessi" di questo, e quindi sulle conseguenze che il loro uso avrebbe potuto avere sull'opinione pubblica. Allo stesso tempo questa considerazione, che ha contribuito a mantenere gli archivi in una condizione di isolamento rispetto ai processi di produzione della cultura e di formazione del cittadino, ha dato modo a questi beni di godere di uno status di prestigio culturale e di un'attenzione che ha comunque permesso di istituire e di sviluppare nel tempo una capillare rete di istituti e di servizi qualificati su tutto il territorio nazionale. [...] La fruizione degli archivi, in genere limitata a ambienti di studiosi e di appassionati di storia e di esperti di latino, di paleografia e di diplomatica, ha comunque avuto un andamento legato al paradigma culturale dominante e all'indirizzo degli studi storici. Così all'interesse, che in alcuni casi divenne quasi culto, per il documento, considerato, nell'era del positivismo, magazzino di dati che riflettevano immediatamente la realtà, successero, in coincidenza con l'avvento, nella prima metà del secolo scorso, del neoidealismo, un atteggiamento molto più cauto e infine un minor interesse nei confronti del documento, insieme con una svalutazione degli archivi in quanto laboratori della storia e di conseguenza un certo discredito della stessa ricerca d'archivio. Il ridimensionamento dell'importanza delle fonti documentarie nell'ambito degli studi storici, comunque poi superato da nuovi orientamenti, non sottrasse agli archivi la posizione di prestigio acquisita in precedenza. [...] Gli uffici della pubblica amministrazione non hanno in genere considerato il proprio archivio come un prezioso bene comune, ma piuttosto come l'ultima delle loro funzioni, per la quale non sarebbe stato opportuno impegnare risorse e competenze. Questa scarsa considerazione per gli archivi da parte delle rispettive amministrazioni, che in essi continuano a vedere soprattutto un fattore di fastidioso ingombro dei locali d'ufficio, non ha impedito però che i documenti dello Stato fossero compresi fra i beni culturali e come tali assoggettati ad un'avanzata normativa di tutela. Trattare igli archivi come se fossero un disvalore ha tuttavia inciso in modo decisamente negativo sulle loro modalità di formazione e di conservazione, ostacolando l'azione di chi aveva il compito di tutelarli.

- PARTE I - Archivistica -

1. Archivi e documenti
Le relazioni umane si svolgono attraverso la produzione di atti comunicativi, la cui forma, orale o scritta, è determinata dal livello di sviluppo della società, da paradigmi culturali, da regole e da convenzioni interpersonali e collettive. Nell'ambito di un'aggregazione sociale, relazioni, regole, convenzioni e atti sono tanto funzionali alla conservazione e allo sviluppo della comunità da poterli considerare come una condizione necessaria alla sua stessa esistenza. In linea teorica l'atto è ciò di cui il documento costituisce la rappresentazione e il supporto anche se, in effetti, i due termini sono spesso considerati sinonimi. In questo senso quindi il documento può essere un mezzo per dichiarare, attestare, descrivere, agire. [...] Nell'etimologia del termine, documento proviene dal verbo latino doceo, che significa insegnare e indica "ciò che mostra o rappresenta un fatto" e perciò anche portare a conoscenza un dato su qualcosa. [...] Maurizio Ferraris ha fondato la sua teoria della "documentalità" proprio sull'idea che non ci può essere comunicazione senza una registrazione che fissi, renda permanenti, reiterabili e tracciabili, attraverso documenti, gli oggetti da comunicare. L'attribuzione della forma scritta al documento e la sua diffusione hanno segnato profondamente e irreversibilmente la vita delle comunicazioni umane, poiché hanno dato ai contenuti della comunicazione, prima supportati solo dalla memoria e dall'oralità, i caratteri della stabilità, della reperibilità, della verificabilità nel tempo, della trasferibilità. [...]
Il tardo diritto romano considerava il documento scritto, denominato instrumentum, come una forma più valida, rispetto alla semplice prova per accertare l'esistenza di un fatto, anche se, come spiega Giovanna Nicolaj, la certezza della sua autenticità e perciò della sua fides in giudizio gli era conferita dai testimoni o, preventivamente, dal suo inserimento fra gli atti pubblici. Durante l'Alto medioevo, il documento probatorio, assunto il nome di charta, diventò il fulcro di tutto il sistema romano-barbarico dei contratti obbligatori, svolgendo un'immediata, diretta e insostituibile funzione dispositiva e costitutiva dell'atto giuridico e di tessitura di rapporti giuridici. In tal modo la charta assumeva al contempo, oltre al valore di prova di un'azione giuridica, come accadeva per il breve detto anche notizia o memoratorium), documento redatto dopo il fatto, anche quello di titolo attestante un diritto. L'ampliamento e il consolidamento dell'uso dei documenti scritti ha accompagnato e condizionato lo sviluppo di rapporti sociali regolati e codificati dal diritto, al punto che storia del documento e storia del diritto tendono in parte a sovrapporsi reciprocamente.
[...] Nella Roma antica, il luogo dove erano custoditi i documenti pubblici era chiamato tabularium e solo nel Medioevo si affermò l'uso del termine archivium per indicare sia il luogo dove erano conservati gli atti pubblici, sia questi stessi atti. Nella medesima epoca il termine thesaurum, indicava sia il complesso delle carte che il luogo dove esse erano custodite, sottolineando così la preziosità di entrambe le cose, mentre aggiungeva il senso della segretezza al termine archivio l'associazione dell'aggettivo secretum, che implicava "la non accessibilità da parte di chiunque non fosse autorizzato, sia per difesa da possibili alterazioni dei testi, sia soprattutto per impedire che altri potesse rubare o servirsi dei documenti senza l'autorizzazione dell'autorità cui l'archivio apparteneva".
[....] In un'epoca in cui i diritti avevano origini lontane nel tempo e quindi i documenti che li attestavano conservavano a lungo il loro valore giuridico, "era inconcepible la distinzione fra archivio antico e archivio moderno e così anche la conservazione delle carte antiche in quanto tali. La conservazione degli archivi in luoghi pubblici diventò poi il fondamento della presunzione di veridicità attribuita ai documenti che vi erano conservati. In questo senso possiamo considerare gli archivi come una dimensione dell'identità stessa delle istituzioni, che, nel corso della storia, hanno cercato di organizzarli per renderli funzionali allo svolgimento dei loro compiti. Corente con questo concetto il modo in cui Leopoldo Sandri considerò l'archivio, in quanto "complesso delle scritture per cui mezzo si è esplicata l'attività pratica di un istituto o di una persona, reciprocamente legate d un vincolo determinato dalla natura e competenza dell'ente o persona cui quelle scritture si riferiscono".

Questo legame fra i documenti e il soggetto che li produce per conseguire i suoi scopi pratici e/o giuridici costituisce il tratto distintivo di ciascun archivio, in quanto proveniente da un soggetto invece che da un altro, e il fondamento del "principio di provenienza", che è il nucleo centrale dell'archivistica moderna. Sarebbe inconcepibile infatti il singolo documento senza l'archivio di cui fa parte sin dalla sua formazione. è proprio questa relazione che dà ai documenti il loro senso, in quanto attribuisce a ciascuno di loro una precisa funzione all'interno del contesto. Il documento, pur avendo una sua propria identità individuale, non è dunque che la parte più elementare di un insieme, l'archivio, che a sua volta è qualcosa di più e di diverso dalla somma dei documenti che lo costituiscono. Relativamente agli uffici pubblici, si può dire che nel momento in cui un documento si forma, già esista in genere l'archivio a cui esso appartiene e, se il procedimento a cui si riferisce è già avviato, il posto che esso dovrà prendere al suo interno è prestabilito e precostituito. [...] Nell'analisi dei rapporti fra il documento e l'archivio è sempre in primo piano il ruolo fondamentale e necessario del soggetto che pone in essere l'uno e l'altro e che rappresenta il fattore unificante di un insieme che altrimenti avrebbe il carattere di un'aggregazione casuale e, in quanto tale, priva di significato. Da una diversa angolazione logica, possiamo dire che un complesso di documenti costituisca un archivio, quando fra di essi esistono legami funzionali derivanti dalla loro comune provenienza dallo stesso soggetto, che li ha raccolti e quindi prodotti in funzione del conseguimento delle proprie finalità. [...] Per esprimere le relazioni esistenti fra i documenti di un medesimo archivio, si è fatto ricorso al concetto di vincolo, sorta di legame necessario e "determinato dalle attività e dagli scopi dell'ente produttore". [...] La principale elaborazione teorica si deve a Giorgio Cencetti. [...] L'organicità dell'archivio e il suo costituire un'universitas rerum caratterizzata da relazioni necessarie fra le parti sottolineano il rapporto inscindibile fra l'archivio e il soggetto di cui esso rappresenta allo stesso tempo uno strumento di lavoro e il sedimento delle attività. [...] Inteso in questo modo, il problema del riordinamento dell'archivio si identificava pertanto esattamente con quello della ricostruzione della storia del soggetto produttore, mentre, dato il prevalente interesse in quell'epoca per gli archivi pubblici, la stessa archivistica finiva per dipendere strettamente dalla storia delle istituzioni.
[...] La distinzione fra i documenti di archivi diversi perché di diversa provenienza costituisce dunque la conseguenza di quell'ineludibile principio archivistico, costituito in Francia con il nome di respect des fonds (rispetto dei fondi), che, in quanto corollario del "principio di provenienza", sta a fondamento di qualunque lavoro di analisi, di identificazione e di riordinamento degli archivi. A questo assunto teorico, come ricordava lo stesso Valenti, fu dato un valore normativo e generale in una circolare del Ministero dell'interno francese del 24 aprile 1842, redatta ad opera dello storico e diplomatista Natalis de Wailly.

[...] Difficoltà in cui ci si imbatte quando si deve riordinare un complesso documentario. [...] A queste difficoltà fece riferimento Paolo Pavone (Ma è poi tanto pacifico che l'archivio rispecchi l'istituto?). [...] Gli archivisti prendessero atto dei problemi derivanti dalla constatazione di uno scollamento più o meno grande fra la struttura dell'ente e quella dell'archivio, dovuto a rimaneggiamenti, a smembramenti, a confluenze e a manipolazioni, a riorganizzazioni, a intrecci e a una a volte complessa vicenda di trasferimenti di competenze e di documenti da un soggetto all'altro. [...] La presa di coscienza da parte del mondo degli archivi delle conseguenze di "quel fenomeno che può chiamarsi vischiosità delle istituzioni rispetto agli eventi politici e degli archivi rispetto alle istituzioni". [...] Filippo Valenti rispose: "Evidentemente secondo modalità archivistiche". In tal modo, per compiere ricerche in archivio, la conoscenza della storia dell'archivio diventava necessaria come quella del soggetto produttore. [...] Claudio Pavone, esponendo una tesi che, senza negare il legame che s istituisce necessariamente fra l'ente e il suo archivio, riconosceva però che il rispecchiamento può avvenire attraverso la mediazione di principi e di modelli che lo stesso ente adotta, a volte non esplicitamente, ma sempre consapevolmente, per organizzare la propria memoria, in funzione delle sue esigenze di funzionamento. In sostanza Pavone osservò che l'archivio sembra rispecchiare "innanzi tutto il modo con cui l'istituto organizza la propria memoria". Claudio Pavone faceva riferimento soprattutto alla sempre più diffusa adozione di titolari o piani di classificazione, per preordinare la formazione del proprio archivio e prestabilire la posizione dei documenti, anche di quelli non ancora prodotti, al suo interno. [...] La presunzione dell'ordinamento costituisce quindi un criterio guida, utile per poi procedere all'analisi dell'effettiva realtà degli archivi, che spesso richiede di far attenzione, come si è visto, a numerosi altri elementi e fattori. Fra questi anche la presenza di più di un ordinamento originario o la mancanza di un ordine originario in senso proprio. [...] L'interruzione del rapporto fra fascicoli e registri, fra lettere e rubriche alfabetiche o cronologiche è un sicuro indizio di disordine e quindi di necessità di un intervento opportunamente progettato per ripristinare quelle relazioni funzionali. 
[...] Il titolario consiste appunto in una lista ordinata di titoli o categorie generali, che in genere rappresentano concetti, tipi di attività o partizioni dell'ente, corredate spesso da articolazioni di valore più specifico, chiamate classi o sottoclassi, fino a comporre un quadro virtuale in cui deve trovar posto tutta la documentazione che l'ente prevede di produrre in relazione con le sue competenze. Generalmente ogni cateogira e ogni sua articolazione sono identificate non solo mediante una denominazione significativa, ma anche attraverso una sorta di codice numerico o alfanumerico, che permette di identificarne in modo univoco la posizione all'interno dello schema. [...] Le esigenze di funzionalità delle organizzazioni esigono infatti che l'archivio abbia una struttura flessibile tale da conferire alla documentazione la maggior continuità possibile, evitando interruzioni nella sedimentazione dei documenti tali da imporre l'apertura di una nuova sezione dell'archivio, modellata su un nuovo titolario. Per assicurare dunque la flessibilità e quindi la continuità dell'archivio conservando in vigore il più a lungo possibile il piano di classificazione, si tende a far sì che questo rifletta, piuttosto che la struttura organizzativa dell'ente, le sue funzioni, che si presume abbiano una maggiore stabilità del tempo.

[...] Alcuni Archivi di Stato conservano anche preziose collezioni di cimeli, acquisiti insieme con i rispettivi archivi. Con questi oggetti gli istituti a volte hanno costituito veri e propri musei. L'estrazione controllata della propria sede di materiali di questo genere, per esigenze di esposizione e di una conservazione che tenesse conto delle loro particolari caratteristiche, non ne pregiudica però il rapporto con il contesto di appartenenza, perchè gaantito dall'esistenza della segnatura dell'oggetto, che permette di identificarne la posizione logica all'interno dell'archivio.
 
[...] "Non sempre infatti la consapevolezza dell'importanza di ciò che si vien facendo è tanto chiara, nell'immediatezza dell'avvenimento stesso, da suggerire l'opportunità di cosnervarne la documentazione. Che anzi, una volta esauritosi l'accadimento, quasi mai è possibile - o, almeno, non è facile - ritrovare a posteriori quella documentazione che non ci si è curati di raccogliere illico et immediate. Un criterio di doverosità presiede, invece, alla formazione di archivi di enti pubblici e privati" - Arnaldo D'Addario.

Il concetto di soggetto produttore costituisce uno dei nodi fondamentali e ineludibili dell'archivistica moderna e di qualunque serio tentativo di comprendere la natura degli archivi e di progettare interventi su questo tipo di realtà. [...] Lo standard ISAAR (CPF) ne dà questa definizione: "Qualsiasi entità (ente, famiglia, persona) che ha prodotto, accumulato e/o conservato e usato la documentazione archivistica nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale". (riportata anche dalle Norme italiane per l'elaborazione dei record di autorità archivistici di enti, persone, famiglie ovvero NIERA EPF) [...] è evidente la differenza fra il concetto di soggetto produttore e quello di autore, che lo stesso standard ISAD (G) definisce come "l'individuo o l'ente responsabile del concenuto intellettuale di un documento". Quest'ultimo concetto è certamente utile a identificare la persona che ha elaborato il singolo documento, il quale, oltre ad un autore, ha, in genere, anche un destinatario. Al contempo il concetto di produttore va distinto da quello di conservatore, che, nei confronti dell'archivio, ha appunto la funzione di possederlo (avendone o meno la proprietà), di custodirlo e di amministrarlo ai fini di un servizio. [...] Sulla base del loro rapporto con il soggetto produttore, gli archivi si possono distinguere in archivi attivi, suscettibili di incremento, e archivi storici, o inattivi. I primi infatti, provendendo da soggetti ancora in attività, continuano a formarsi mediante le procedure di archiviazione messe in atto dall'ente o dalla persona che produce i documenti da aggiungere la proprio archivio. I secondi invece sono prodotti di soggetti estinti o si riferiscono a fasi della loro attività ormi superate, tali da far considerare quella documentazione ormai conclusa, perchè slegata da qualunque processo di ulteriore produzione, di integrazione, di modifica o di riutilizzo.
Una figura ben diversa è quella soggetto collettore di documenti, che, come si è visto in precedenza, in genere con motivazioni culturali, mette insieme documenti di diversa provenienza, in base a un proprio personale criterio, spesso provocando la separazione irreversibile, lo smembramento di questi dal proprio contesto archivistico di provenienza.
Del soggetto conservatore, inteso come ente conf inalità di ricerca e di studio, si occupa lo standard ISDIAH, che contiene regole per la sua descrizione in quanto "organizzazione che gestisce e conserva materiale archivistico e lo rende accessibile al pubblico".

L'attenzione del soggetto produttore verso i propri documenti è in proporzione inversa con il tempo in cui i documenti possono servire come mezzo di prova di titoli o di diritti o piuttosto, nel mondo moderno, con la durata dell'attività a cui si riferiscono. Oltre questo limite temporale, il soggetto non ha, in genere, puà alcun interesse pratico o giuridico nei confronti dei documenti che pure hanno costituito un indispensabile strumento per lo svolgimento delle rispettive attività. Un interesse del tutto diverso per i documenti ha invece chi li considera e li utilizza come fonti per la storia. [...] Fino alla fine del sec. XIX, gli ordinamenti giuridici in Italia hanno dato preminenza al primo tipo di rapporto, quello fra il soggetto produttore e il suo archivio, mentre il secondo, quello fra lo storico e gli archivi, non aveva riconoscimento e non costituiva il fondamento di un diritto per i cittadini e di un servizio pubblico. [...] Filippo Valenti propose la distinzine fra archivio-sedimento a rchivio-thesaurus, intenendo, con il primo termine, lo spontaneo residuo dell'attività di un soggetto, e, con il secondo, la "deliberata, sistematica e ordinata selezione, costituita sempre per scopi pratico-operativi, di titoli giuridici e di altri documenti, carteggi, memorie.
[...] Fu nell'età napoleonica che anche l'interesse per l'archivio come sedimento spontaneo di un soggetto ebbe un riconoscimento con la formazione di istituti preposti alla conservazione delle carte antiche in quanto tali, cioè non perché legate a un determinato interesse pratico o giuridico. Si formarono in tal modo istituti in cui gli archivi, intesi come complessi documentari, furono via via concentrati nella loro integrità per essere conservati e messi a disposizione del pubblico, in un medesimo luogo destinato a svolgere proprio tale funzione. [...] Quando nella prima metà del secolo XIX si affermò la distinzione fra archivi antichi, non suscettibili di incremento e destinati soprattutto a un uso storico, e archivi correnti o amministrativi, in corso di formazione e quindi soggetti ad accrescimento, alla concezione dell'archivio come complesso documentario e come istituto di conservazione, di consultazione e di ricerca. [...] Quando furuno istituiti, gli archivi di concentrazione costituivano dunque una novità rispetto al passato, perchè custodivano fondi che essi non avevano prodotto e dei quali avevano il compito di garantire la consultazione da parte di un pubblico indeterminato. (Un loro precedente il "pubblico Archivio diplomatico" istituito a Firenze con i motupropri del 30 settembre e del 24 dicembre 1778) [...] Questa disposizione, che faceva seguito a misure messe in atto durante la Rivoluzione francese, implicava l'importante decisione di considerare antichi tutti gli archivi appartenenti all'ancien régime e moderni quelli che le nuove istituzioni, nate con il nuovo ordine politico instaurato, avevano incominciato a produrre.

2. L'Archivistica da materia ausiliaria a disciplina autonoma
Attraverso percorsi non lineari e contributi di diversa natura e provenienza, l'archivistica si è andata via via distaccando da una visione che ne faceva un mero armamentario di buoni consigli, sulla conservazione e sulla ricerca dei documenti, per configurarsi invece come "una scienza che tratta degli archivi in quanto ne studia l'origine, la formazione, gli ordinamenti, l'utilizzazione e la regolamentazione giuridica". Con questi fondamenti, si costituì quindi, intorno alla metà del secolo XIX, quella nuova forma di sapere relativo agli archivi, che possiamo chiamare "archivistica moderna", il cui nucleo dottrinale caratterizza sostanzialmente ancora oggi questa disciplina. [...] Francesco Bonaini.
Eugenio Casanova, autore del forse più famoso manuale di archivistica fino ad oggi prodotto, definì l'archivio come "la raccolta ordinata degli atti di un ente o individuo, costituitasi durante lo svolgimento della sua attività e conservata per il conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali di quell'ente o individuo".
[...] "Le carte moderne ogni giorno che passa diventano più antiche; e sarebbe davvero un quesito non facile a risolvere, a che epoca un documento prenda il carattere di storico." Francesco Bonaini.
 Con la storia invece si è subito instaurata una relazione di subordinazione, che ha fatto dell'archivistica una sorta di sapere ausiliario. Benedetto Croce "veri animaletti innocui e benefici, i quali se venissero distrutti, la fertilità dei campi dello spirito non solo ne sarebbe sminuita, ma addirittura rovinata, e bisognerebbe promuovere di urgenza la reintroduzione e l'accrescimento di quei coefficienti di cultura". Le altre discipline con cui si confronta al medesimo livello:
  • lo studio delle istituzioni è insomma lo studio della dimensione istituzionale della vita sociale. (...) Parlare in generale di istituzioni significa allora riferisi ad un aggregato umano collettivo, ad un qualche corpo intermedio tra individuo e società, dove la collettività in questione non è risultato di una somma, ma una sintesi chimica che crea, tra realtà soggettiva e realtà oggettiva, una terza dimensione, quella della intersoggetività.
  • di regole e di relazioni sociali si occupa specificamente la storia del diritto, al cui visuale punta sul campo di tensione estitente "tra la legge astratta e la lex cum moribus, tra un corpo costituito di nrome e la realtà della vita, tra il concentreto e l'astratto.
  • la paleografia, che implicando la conoscenza della lingua latina, studia lo sviluppo e le trasformazioni delle scritture antiche
  • la diplomatica, che ha per scopo l'analisi critica del documento al fine di determinarne il valore come testimonianza storica e offre quindi norme sicure per stabilirne la genuinità, la corruzione o la falsificazione
  • la sfragistica, che studia i sigilli
  • la cronologia
  • l'araldica, che ha per oggetto gli stemmi, il sorgere, il fiorire e il decadere del loro uso e le regole che ne disciplinanno le forme, le figure e gli ornamenti. 
Eugenio Casanova attribuì all'archivistica l'appellativo di "scienza degli archivi" e suddivise la disciplina in tre grandi ripartizioni:
  • "l'amministrazione generale esterna dell'archivio, e come dicono i tedeschi, con uan sola parola, l'archiveconomia": "costruzione dell'archivio", "arredamento dei locali e degli uffici", "igiene e manutenzione speciale dei locali e della suppellettile". Non può essere riferito invece soltanto alle misure intese a proteggere i documenti dall'azione di agenti e di fattori nocivi esterni, come l'umidità, il fuoco, la luce solare, le variazioni climatiche e i vari agenti chimici, fisici e biologici in generale. [art.29, comma 1 del Codice dei beni culturali e del paesaggio] "La conservazione del patrimonio culturale è assicurata mediante una coerente, coordinata e programmata attività di studio, prevenzione, manutenzione e restauro" [art..29, comma 2 del Codice dei beni culturali e del paesaggio] Per manutenzione si deve intendere "il complesso delle attività e degli interventi destinati al controllo delle condizioni del bene culturale e al mantenimento dell'integrità, dell'efficienza funzionale e dell'identità del bene e delle sue parti".
  • "l'ordinamento interno degli atti, ossia archivistica pura"; (Cencetti auspicava la fusione della storia delle istituzioni con l'archivistica generale in un'archivistica speciale.)
  • "il servizio e natura giuridica dell'archivio", cioè la normativa relativa agli istituti archivistici e agli archivi, lo stato giuridico dei documenti, il servizio pubblico.

Il Consiglio internazionale degli archivi (in francese Conseil international des archives, in inglese International Council on Archives, con acronimo CIA o ICA) è un'organizzazione internazionale fondata il 9 giugno 1948 presso l'UNESCO, con sede a Parigi. Massimo organo internazionale in acompo archivistico, l'ICA ha la finalità di "promuovere la tutela e l'accesso agli archivi in tutto il mondo, tramite la cooperazione internazionale" e si propone di promuovere la collaborazione tra le singole comunità professionali nazionali, in materia di conservazione, fruizione e valorizzazione del patrimonio archivistico. [...] L'organizzazione intende pertanto incoraggiare e sostenere lo sviluppo degli archivi, cooperando con altri organismi intergovernativi e organizzazioni internazionali non governative, promuovere, organizzare e coordinare buone pratiche e norme per la gestione dei documenti e degli archivi, incrementare i rapporti, mediante lo scambio di conoscenze, di esperienze e d'informazioni fra gli archivisti di tutti i paesi e tra le organizzazioni professionali, favorire la valorizzazione e la fruizione degli archivi, facendone conoscere il contenuto e agevolando l'accesso ad essi. [...] Al Consiglio partecipano le istituzioni archivistiche nazionali, regionali, locali, pubbliche e private, le associazioni professionali di categoria, alcuni archivisti a titolo indivuduale e membri d'onore. [...] Organo esecutivo del Consiglio è l'Assemblea generale, coordinata da un Segretariato generale. Varie commissioni e sottocommissioni curano iniziative pubbliche ed editoriali. [...]] Processo di revisione degli standard ISAD (G) e ISAAR (CPF).

Questo intenso confronto ha portato alla stesura di standard, sorta appunto di convenzioni elaborate e condivise a livello internazionale, che riflettono in genere i metodi e criteri già presenti nella tradizione archivistica, ma che, grazie a un paziente lavoro di chiarificazione concettuale ed i riorganizzazione di pratiche lavorative, hanno contribuito notevolmente a defnire finalità, obiettivi, concetti, problemi e strumenti di cui l'archivista deve tener conto nella descrizione, se vuole comunicare con gli addetti ai lavori e con il pubblico. [...] Benché a tale diffusione non si sia sempre accompagnato l'effettivo adeguamento della mentalità e dei comportamenti ai modelli di riferimento e si registrino invece notevoli resistenze e ritardi.

3. Figure professionali
Fino alla nascita dell'archivistica moderna intorno alla metà del secolo XIX, si può presumere che chi si occupava di archivi di natura pubblica fosse un agente del potere, addetto alla formazione, alla conservazione e all'amministrazione dei documenti dell'entità dominante. Questo stretto legame fra soggetto produttore e addetto all'archivio comportava che soltanto quest'ultimo si occupasse dei documenti affidatigli e che fosse lui l'unico vero utente, per conto del commitente, dell'archivio come degli strumenti di ricerca che egli stesso poneva in essere. In questo senso si può dire che l'attività dell'archivario o archiviario fosse autoreferenziale e che egli organizzasse la documentazione a cui dava forma di archivio con criteri personali, funzionali all'uso che egli stesso doveva farne, allo scopo di esibire al committente i documenti di cui questi via via poteva aver bisogno. Il sostanza, l'archiviario era il depositario dei segreti e dei diritti di chi deteneva le redini del potere.

Con la formazione di istitui in cui concentrare gli archivi storici, specificamente destinati a conservare e a far consultare documenti non prodotti da loro, questo nesso esclusivo fra soggetto produttore e addetto all'archivio si ruppe e prese forma, a fianco del precedente, una nuova figura professionale, fondata su nuove finalità e su nuovi requisiti. Il nuovo tipo di archivista doveva essere in grado innanzitutto di leggere e di analizzare documenti antichi prodotti da soggetti da identificare e anche lontani nel tempo. Per far questo doveva vonoscere la lingua di quei documenti, saperne interpretare la scrittura e conoscerne la struttura formale, le partizioni e i rispettivi formulari, nonché il contesto storico e in particolare la storia delle istituzioni da cui gli archivi provenivano. [...] L'idea che l'archivista non sia soltato una persona dotata di esperienza nella sistemazione e nell'organizzazione dell'archivio corrente o, relativamente agli archivi storici, un erudito esperto nella ricerca dei documenti e nell'analisi e nell'interpretazione delle fonti documentarie da fornire agli storici si è fatta largo lentamente e con molta fatica. [...] Data la scarsa rilevanza attribuita dagli uffici, pubblici e privati, ai problemi dell'organizzazione del proprio archivio e del relativo sistema di archiviazione dei documenti, è accaduto infatti che questi servizi siano stati affidati spesso a personale d'ordine, privo in genere di un'adeguata qualificazione professionale, comunque non previssta nei programmi delle rispettive amministrazioni. [...] L'archivista ha provato e sta provando infatti ad acquisire nel lavoro con gli archivi l'attitudine dell'informatico alla cerenza e all'osservanza di regole e di linguaggi standardizzati. Al contempo ha via via sviluppato una competenza in materia di tecnologie informatiche di utilizzo di linguaggi formalizzati e di strumenti digitali, per far fronte al cambiamento e per riuscire a svolgere un ruolo di protagonista e non di soggetto passivo.
"Tuttavia è certo che almeno si dovrebbero e potrebbero fornire delle nozioni pratiche sul modo migliore di porre in atto per qualsiasi archivio l'ordinamento storico; si dovrebbe e potrebbe stabilire una nomenclatura, che conferisse ai vocaboli comunemente usati un significato unico per tutti; si dovrebbero e potrebbero stabilire criteri uniformi per la compilazione degli inventari e in generale per tutti i lavori archivistici, sia che abbiano lo scopo di fissare lo stato di consistenza del materiale, sia che più particolarmente si propongano di far conoscere ciò che gli archivi contengono" Panella. La successiva storia dell'archivistica ha poi dmostrato quanto poco sia fatto.

L'addetto all'archiviazione dei documenti e all'archivio in formazione è sempre stato in primo luogo un esperto nell'impianto e nell'utilizzo del sistema di protocollo, con il quale, una volta con strumenti cartacei, oggi con applicazioni informatiche, si effettua la registrazione dei documenti in arrivo e in partenza di un'amministrazione, la classificazione sulla base del titolario adattato, e la fasciolazione, cioè l'assengnazione ad un'unità complessa, destinata a riunire tutti i documenti che si riferiscono ad uno stesso procedimento. [...] La progettazione del sistema di archiviazione (e non del solo registro di protoccolo) implica necessariamente non solo la competenza dell'esperto della documentazione (l'archivista), che conosce i problemi legati all'acquisizione e alla registrazione dei documenti e fonda le relative soluzioni sui principi e sui metodi dell'archivistica, ma anche la competenza dell'esperto dell'amministrazinone e dei cicuiti dei flussi documentali, al quale spetta, fra l'altro, al costruizione di un piano di classificazione che rifletta le strutture e/o le funzioni dell'istituto o l'elaborazione, d'intesa con il primo, delle misure con cui redigere il manuel di gestione del sistema di archiviazione e di conservazione dei documenti. Queste due tipologie di coperture possono trovarsi riunite nella stessa persona, ma in ogni caso rappresentano, nel contesto dell'organizzazione aziendale, ruoli e capacità differenti.

Tocca misurarsi con il problema di rendere accessibili gli archivi e comunicabili le informazioni che contengono. Nell'ambito della pubblica amministrazione, l'applicazione dei nuovi principi di pubblicità e di trasparenza e delle nuove strumentazioni ha implicato una diretta proporzionalità fra il corretto utilizzo di norme e di standard e i risultati attesi e quindi il discredito verso atteggiamenti individualistici. [...] Questa maggior attenzione alla comunicazione con il pubblico è stata favorita dall'avvio di un dibattito, accompagnato anche da uno specifico apparato normativo, sulle relazioni fra la pubblica amministrazione e il pubblico (Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrative, legge del 7 giugno 2000, n. 150) In questa stessa direzione vanno anche i provvedimenti intesi a stabilire i livelli qualitativi dei siti web delle pubbliche amministrazioni, a partire dal Codice dell'amministrazione digitale, fino alle Linee guida per i siti web delle PA, la cui ultima versione è stata rilasciata nel 2011. [...] Non più rivolto solo ad un pubblico di specialisti dell'utilizzo delle fonti per la storia e di eruditi e impegnato invece a produrre strumenti tendenzialmente esaurienti e autoesplicativi in grado di mettere l'utente, qualsiasi utente, in condizione di accedere agli archivi e di progettare le proprie richerche, l'archivista è sempre più chiamato ad assumere un atteggiamento tendente all'empatia verso i suoi interlocutori. Egli deve in sostanza muoversi alla ricerca di modi e di forme con cui rendere efficati le relazioni comunicative con un pubblico potenzialmente ampio ed eterogeneo. [...] Ai documenti d'archivio inoltre si può accedere in modo mediato, attraverso la loro descrizione, costituita da dati espressi tramite termini, regole sintattiche e tecniche di elaborazione testuale.

Da qui l'elaborazione del Codice internazionale di deontologia degli archivisti, approvato a Pechino il 6 settembre 1996 dall'Assemblea generale del Consiglio internazionale degli archivi. Il documento dichiara nella premessa di avere lo scopo di "fornire alla professione regole di condotta di alto livello" e di voler "sensibilizzare al rispetto di tali regole i nuovi membri della professione, ricordare agli archivisti più esperti le loro responsabilità professionali ed ispirare al pubblico fiducia nella professione". [...] Questo impegna gli archivisti a rispettare i valori fondamentali della professione:
  1. la tutela dell'integrità degli archivi e 
  2. la tutela dell'autenticità dei documenti; 
  3. l'osservanza del principio di provenienza;
  4. la cura nel garantire l'accessibilità dei documenti;
  5. la cura nel garantire l'intelligibilità dei documenti;
  6. il mantenere uno stile di lavoro fondato sulla trasparenza delle proprie azioni;
  7. l'osservanza di un atteggiamento imparziale nei confronti del pubblico;
  8. la ricerca dell'equilibrio fra rispetto della riservatezza e diritto all'informazione;
  9. il dovere di aggiornarsi per conseguire più elevati livelli qualitativi;
  10. la condivisione e la cooperazione con gli altri archivisti e con i membri di altre professioni per favorire la salvaguardia e per sviluppare la fruizione del patrimonio archivistico;
Come per le altre professionalità, anche per quella dell'archivista l'"Atlante delle professioni" descrive le attività che deve saper svolgere, le conoscenze e le abilità che deve possedere, i comportamenti lavorativi che deve poter sviluppare:
  • Accuratezza, ossia operare con precisione, iminimizzando gli errori e ponendo una costante attenzione alla qualità ed al controllo degli output realizzati.
  • Pensiero analitico, ossia comprendente situazioni, scomponendole nei loro elementi costitutivi, individuando relaizoni e sequenze cronologiche e valutare le conseguenze in una catena di cause ed effetti.
  • Pensiero concettuale, ossia riconoscere modelli astratti o rapporti fra situazioni complesse, definendo problemi anche mediate uso di metafore e analogie; ricomporre idee, questioni e osservazioni in concetti; identificare aspetti chiave di situazioni complesse.
  • Decisionalità, ossia decidere con prontezza, anche a fronte di informazioni scarse e/o indefinite, nell'ambito delle responsabilità assegnate.
  • Comunicazione e ascolto, ossia comunicare in modo chiaro ed efficace con gli interlocutori, dimostrando disponibilità all'ascolto e adottando stili e modalità di comunicazione (verbale o scritta) in funzione delle esigenze del contesto e dei destinatari.
4. Gestione degli archivi in formazione o gestione documentale
Esso non rispecchia immediatamente tutti i pani di vita dell'istituto (normativo, giuridico-regolamentare, sociale), ma, come ha sostenuto Claudio Pavone, piuttosto il modo in cui questo "organizza la propria memoria, ciò la propria capacità di autodocumentarsi in rapporto alle proprie finalità pratiche".
Nell'intnto di superare tradizionali resistenze e ostinati pregiudizi, la legislazione italiana, in coerenza con i principi di un processo di riforma avviato all'inizio degli anni Novanta, ha recentemente equiparato, nell'ambito delle attività amministrative, la gestione degli archivi agli altri settori, attribuendone la responsabilità ad un funzionario di livello direttivo dotato di una comprovata preparazione.
La gestione documentale, nota anche con l'espressione inglese records management, è stata oggetto, specialmente negli ultimi anni, di studi e di progetti ed ha anche dato luogo allo standard ISO 154489, il quale, come ha sostenuto Giovanni Michetti, incoraggia l'adozione di politiche e di pratiche di gestione documentale in grado di assicurare ai documenti le seguenti proprietà:
  • autenticità (essere ciò che dichiara di essere; essere stato prodotto o inviato dal soggetto che appare come il produttore o il mittente; essere stato prodotto o inviato al momento dichiarato)
  • affidabilità (il suo contenuto possa essere ritenuto credibile come rappresentazione completa e accurata dell'atto o fatto che rappresenta e su cui possono fondarsi successivi atti)
  • integrità (completo e inalterato. Le politiche e le procedure di gestione documentale dovrebbero speficiare quali aggiunte o annotazioni possono essere apportate ad un documento successivamente alla sua creazione, in quali circostanze e da parte di chi, sempre evidenziando esplicitamente la presenza di modifiche)
  • usabilità (se può essere rintracciato, recuperato, esibito ed interpretato. I collegamenti di contesto dovrebbero contenere le informazioni necessarie alal comprensione delle azioni nel corso delle quali i documenti sono stati prodotti e utilizzati, e dovrebbe inoltre essere possibilie identificare i documenti nel più ampio contesto dell'attività e delle funizoni di un soggetto produttore)
 Il titolario di classificazione approvato in una determinata data avrà effetti solo sulla documentazione da produrre e non su quella già prodotta. Riclassificare il pregresso, documento per documento e fascicolo per fascicolo, oltre a rappresentare un sostanziale falso storico, non riveste alcuna utilità organizzativa. (...) Inoltre - ed è questo l'aspetto fondamentale - così facendo si disintegra il vincolo, cioè l'archivio stesso. [...] In primo luogo un tale sistema deve essere dotato di un registro di protoccolo, in cui si trovino riuniti gli elementi identificativi di ogni documento in entrata o in uscita. La registrazione dei documenti è in effetti il primo trattamento che l'ente riserva a ogni suo documento, in modo che questo possa esistere e cominciare il proprio ciclo di vita, trovando la sua collocazione all'interno dell'archivio.[...] Al documento pertanto si devono associare un numero di protocollo univoco all'interno dell'intero archivio di un anno, la data di ricezione o di partenza, l'indicazione del mittente o del destinatorio (o dei destinatari), l'oggetto e, relativamente al documento in entrata, la data e il numero di protocollo dell'originale acquisito. [...] Alla registrazione fanno seguito l'assegnazione del documento a un fascicolo, che viene istituito contestualmente al documento, se è questo ad aprire un procedimento, e infine la segnatura, che comporta l'attribuzione, accanto al numero progressivo, di una classifica selezionata all'interno del titolario vigente. [...] La segnatura non va assolutamente confusa con la collocazione, dato relativo invece alla posizione fisica del documento (locale di conservazione, scaffale, palchetto). [...] Una particolare attenzione è sempre stata richiesta agli addetti al protoccolo relativamente all'elaborazione del nome del corrispondente e dell'oggetto del documento. Sia con l'uso di strumenti cartacei che con l'adozione di applicativi informatici infatti, è necessario che il nome del soggetto sia rilevato da fonti attendibili e autorevoli e che sia indicato nella sua integrità, quindi sciogliendo abbreviazioni, sigle e acronimi, completo di eventuali specificazioni di luogo, in modo che la sua identificazione sia univoca e non comporti difficoltose ricerche e il rischio di dannosi equivoci. [...] Non meno importante è l'elaborazione dell'oggetto, sorta di sintesi delle finalità e del contenuto del documento, che implica, nel caso di quello che si riceve, non la semplice rilevazione e la passiva trascrizione sul registro, ma un attento esame del documento, in modo che possa risultare, non solo agli addetti alle funzionalità del sistema, ma anche a tutti i suoi utenti, anche occasionali, pienamente significativo e utile ai fini del riconoscimento delle sue relazioni con gli altri documenti e del suo reperimento, anche con l'uso di programmi di ricerca di lemmi singoli o di intere stringhe di caratteri. [...] L'elaborazione della denominazione del fascicolo è un'operazione che comporta una non minore responsabilità, poiché da questo elemento dipende la reperibilità della documentazione e la possibilità per l'utente di valutarne la pertinenza all'argomento di ricerca. L'attribuzione di un nome o titolo riflette la conoscenza che si ha delle funizoni dell'istituto e delle finalità e del contenuto dell'affare, ma anche delle tiplogie documentarie e dei soggetti implicati dalle attività in questione.
L'ente allora può definire di volta in volta, ma meglio se in modo definitivo finché non intervengano soluzioni di continuità, in un documento, chiamato una volta "massimario di scarto" e ora "piano di selezione" o "di conservazione", le parti o le tipologie documentarie da conservare e quelle la cui eliminazione sarebbe invece compatibile con gli obiettivi dell'azienda e con le strategie di tutela che lo Stato esercita sugli archivi pubblici e privati.

5. Archivi storici
Il furto di un documento in realtà ne distrugge il valore.
Struttura e ordinamento non sono termini perfettamente equivalenti e sovrapponibili, poiché il primo indica una situazione di fatto, mentre il secondo si riferisce a una condizione da creare intenzionalmente. [...] Nella realtà concreta, quello degli archivi storici disordinati, le cui strutture originarie sembrano perdute, rappresenta proprio il caso più frequente. [...] Come si è già visto, l'archivistica moderna opera oggi con modelli logici di tipo multilivellare e gerarchico per rappresentare la struttura o le strutture degli archivi storici, per analizzarne e interpretarne le proprietà, per fare diagnosi sul loro stato di ordinamento e per prendere le opportune decisioni sugli eventuali interventi di riordinamento, di inventariazione e di descrizione. [...] Questi rapporti sono espressi con i binomi fondo - serie, serie - sottoserie, fascicolo - documento o, con termini derivanti dall'informatica, padre - figlio, fratello precedente - fratello successivo. [...] Lo schema multilivellare con cui progettare e realizzare il riordinamento è fondato su rapporti di inclusione fra insiemi e sottoinsiemi. [...] In questo modello di rappresentazione, dunque, ai livelli superiori corrispondono gli insiemi di carattere più generale, a partire dall'archivio o fondo per arrivare alle serie e alle loro eventuali ulteriori articolazioni, fino alle unità puù elementari, i fascicoli e i registri. La serie è concepita come un insieme di elementi omogenei per forma e/o per contenuto, mentre il fascicolo, che constituisce l'unità di senso più elementare dell'archivio, è a sua volta un'entità complessa, composta da una o da più unità documentarie, legate tra di loro dal comune riferimento ad una stessa funzione o ad uno stesso affare. Fra i documenti di un medesimo fascicolo l'archivistica riconosce relazioni d'interdipendenza strette al punto che si può sostenere sia che un documento considerato fuori dal proprio contesto, cioè dal fascicolo a cui appartiene, perda parte del suo significato e della sua fungibilità, sia che viceversa lo stesso accada al fascicolo, privato di uno o più dei suoi componenti.

L'unità archivistica, cioè l'entità più elementare dotata di senso della maggior parte degli archivi dell'età moderna e contemporanea - il fascicolo - costituito a sua volta da uno o da più documenti. Questi ultimi, nell'ambito del fascicolo di appartenenza, rappresentano gli strumenti con cui il soggetto produttore svolge la sua attività e con cui crea e mantiene relazioni con altri soggetti dello stesso o di diverso ambito.
I documenti hanno diversa natura e differenti caratteristiche legate alle funzioni per le quali sono stati elaborati e adoperati.
Quelli prodotti dalle pubbliche amministrazioni consistono in:genere di testi, piusttosto formalizzati:
  • di tipo descrittivo, che analizzano fenomeni in un contesto spaziale; 
  • di tipo espositivo, finalizzati alla scomposizione e quindi all'analisi di concetti e delle loro relazioni reciproche;
  • di tipo argomentativo, orientati sulle relazioni fra concetti e sulla capacità di valutarne il valore e di stabilirne le relazioni di tipo regolativo, diretti a determinare il comportamento degli interlocutori; 
  • (ogni originale delle pubbliche amministrazioni viene conservato nel proprio archivio con una minuta, esemplare di pari valore giuridico e dotato in genere dei medesimi caratteri formali dell'originale)
Fra i privati prevale invece il documento epistolare, costituito in genere da un testo con varie finalità, meno vincolato da schemi formali, rispetto al documento pubblico.

Sul piano della struttura formale, possiamo distinguere fra documenti e chiavi di ricerca o strumenti di corredo (indici, rubriche, repertori), posti in esse dal soggetto produttore e, per suo conto, dai suoi incaricati per rendere possibile il reperimento dei dati, senza dover analizzare e consultare tutti i documenti. [...] Il rinvio da un registro ad un fascicolo avviene tramite un elemento di raccordo, presente quindi su entrambi, rappresentato da un numero di corda, da un codice numerico o alfanumerico, da una data, da un nome o da un'intitolazione, presente contestualmente nei dati identificativi del documento e nella chiave di ricerca. Il colegamento può realizzarsi anche con il rinvio da un nome di persona o di affare a una pagina o a una collocazione.
Relativamente al fascicolo cartaceo, le pubbliche amministrazioni hanno in genere adottato il criterio di segnarne sulla metà superiore della camicia la denominazione o titolo, che sintetizza il contenuto e lo scopo della pratica, l'indice di classificazione, dedotto dal titolario adottato, l'elenco dei documenti rinuiti nel fascicolo, con i rispettivi numeri di protoccolo, riferimenti a fascicoli riguardanti lo stesso affare, precedenti o successivi, e, negli archivi più complessi, il nome della serie archivistica a cui il fascicolo appartiene.
Nell'ambito di sistemi di archiviazione digitali, la disponibilità di strumenti di questo genere non rende meno necessario predisporre gli opportuni elementi di raccordo fra chiavi di ricerca e documenti, in modo che le istanze che si inviano ai motiri di ricerca siano mirate e comunque tali da permettere di ottenere risposte quanto più possibile univoche e precise. Per risolvere i problemi derivanti da un inadeguato indirizzamento delle indagini, con il conseguente effetto rumore, si discute oggi, anche in ambito archivistico, di come realizzare sistemi di interrogazione delle basi di dati che operino attraverso filtri semantici, in grado di selezionare solo gli elementi più attinenti, riconosciuti grazie alla determinazione univoca del loro significato attraverso adeguati elementi identificativi, chiamati qualificatori semantici.
Rappresenta, come si è visto, senza dubbio uno dei compiti più tradizionali e caratteristici dell'archivista storico la ricostruzione del profilo del soggetto produttore (o dei soggetti produttori), le cui fonti principali saranno in primo luogo l'archivio che da esso proviene, insieme con gli archivi dei soggetti con i quali ha avuto relazioni significative, e la relativa bibliografia. Nel caso di un ente, quest'analisi implica non solo l'attento esame della normativa che si riferisce alla sua istituzione, al suo funzionamento e all'eventuale riorganizzazione delle sue funzioni e il reperimento di bibliografia pertinente, ma anche la ricerca di ogni traccia documentaria utile a comprendere gli obiettivi dell'ente, le modalità e gli strumenti con cui si adoperava per conseguirli e la sua struttura direttiva e operativa. La storia di un soggetto persona può comportare invece l'analisi di ogni fonte documentaria o bibliografica in grado di ricostruire la frequentazione di comunità culturali o professionali, lo svolgimento di ruoli istituzionali e ogni altro elemento biografico pertinente. Analogamente, per la storia di una famiglia diventa necessario ricostruire le relazioni genealogiche, i legami fra nuclei parentali, le articolazioni dei ceppi familiari. Si costituisce così, come si è detto, un "modello interpretivo" in grando di rappresentare appunto i modi con cui il soggetto ha organizzato il proprio archivio in funzione dello svolgimento delle sue attività e del conseguimento dei suoi obiettivi.
Sull'errore di finalizzare il riordinamento alla ricerca e di modellare l'archivio da ricostituire sulle categorie di pensiero dello studioso si fondarono i numerosi interventi di riordinamento degli archivi attuati nella prima metà del secolo XIX. A questo proposito, l'Archivio Governativo (ora Archivio di Stato) di Milano. I criteri ispiratori di tale realizzazione, imposti fin dal principio dallo stesso Kaunitz (primo ministro austriaco) - che li stava contemporanemaente mettendo in pratica nel grande archivio viennese - furono naturalmente quelli estrinseci e classificatoi che ebbero, un'apllicazione singoalrmente rigorosa, fino a giungere a dei veri e propri eccessi in fatto di smembramenti, scarti e riordinamenti degli Atti di governo dal secolo XIV in poi secondo categorie e sottocategorie fittizie, alfabeticamente strutturate. Al punto che dal nome del direttore Luca Peroni è stata coniata, in senso spregiativo, la qualifica di metodo peroniano o peronianismo. Rompere infatti per principio le concrezioni originarie e isolare il singolo documento dal suo contesto significa sottrargli gran parte del proprio significato. Senza contare, oltre alla difficoltà di rintracciarlo in seguito, quella di inserirlo entro una "categoria" precostituita quando si riferisca in realtà a molte materie insieme, oppure a una materia non prevista nello schema arbitrariamente predisposto dall'ordinatore.

Riordinamento comporta l'elaborazione di un progetto, articolato almeno nei seguenti momenti:
  • definizione delle finalità;
  • analisi dello stato di fatto e del contesto;
  • indiviudazione degli obiettivi, delle risorse necessarie e di quelle disponibili, della strategia e del programma degli interventi; (può comportare in genere anche il suo ricondizionamento fisico in contenitori - buste, filze, cartelle - idonei alla conservazione e alla movimentazione e su scaffali accessibili)
  • monitoraggio e valutazione dei risultati;
  • previsione dei costi e dei tempi;
  • gestione e mantenimento dei risultati;

La descrizione degli archivi è un'attività specialistica e al contempo il risultato di tale attività, che permette di rappresentare archivi e documenti attraverso le lor proprietà e di comunicare istruzioni per l'uso delle informazioni, adeguate alla capacità interpretiva di un destinatario non necessariamente esperto. Opportunamente le norme ISAD le definiscono come "l'elaborazione di un'esatta rappresentazione di un'unità di descrizione e delle parti che eventualmente la compongono attraverso la raccolta, l'analisi, l'organizzazione e la registrazione di informazioni che permettano di identificare, gestire, localizzare ed illustrare il materiale documentario e il contesto ed i sistemi di archiviazione che lo hanno prodotto. Il termine indica anche il risultato di tale processo."

Perché un archivio possa diventare una potenziale fonte per la storia, occorre che la sua struttura sia deguatamente presentata al ricercatore, il quale non è un archivista e ovviamente non ha realizzato l'intervento di ricostruzione. Contrariamente ad altri beni di cultura, infatti, agli archivi non si può accedere direttamente, ma solo attraverso la mediazione di chi li conosce o di uno strumento che ne rappresenti la struttura e le parti costitutive e che quindi li descriva.
La descrizione di un complesso documentario ha sempre implicato la selezione delle informazioni necessarie a rappresentarlo adeguatamente. [...] Si dovrò innanzi tutto riportare, fra virgolette, il titolo orignario dell'unità archivistica. Se questo manca, o p inesatto, o insufficiente, si dovrà sostituirlo o intergrarlo con una descrizione, cercando di raggiungere la massima chiarezza, pur usando espressioni concise. (corredare con informazioni riguardanti la segnatura archivistica, la cosnistenza, la datazione, gli allegati, gli indici dei nomi di persona e dei luoghi) [...]
Oggi, all'interno dei moderni sistemi informativi, gli inventari hanno la forma di basi di dati, esplorabili e interrogabili con le funzionalità messe a disposizione da piattaforme software in continua evoluzione. [...] L'uso di software per elaborare gli inventari comporta:
  • selezione dei dati necessari per rappresentare l'unità di descrizione;
  • confronto (e adattamento) dei dati con gli elementi dello standard;
  • analisi del significato e quindi della finalità dei campi previsti dalla scheda del programma d'inventariazione;
  • elaborazione e abbinamento dei dati rilevati dai documenti con i campi della scheda;
 Nel 1994 il Consiglio internazionale degli archivi (CIA) ha inteso formalizzare e riassumere le più accettabili buone pratiche della tradizione archivistica. L'inventario: testo più o meno strutturato e perciò complesso, è in genere uno strumento di comunicazione con il pubblico, corredato da un'essenziale presentazione del contesto di produzione dell'archivio e da tutti gli elementi che permettono di identificare univocamente il complesso documentario, in primo luogo la denominazione, e che illustrano esaurientemente le vicende della sua trasmissione, il contenuto e la struttura logica. Quest'introduzione precede la descrizione dei documenti nella sequenza di informazioni che riflette l'rodinamento corrispodnente allo schema multilivellare costruito durante la fase della progettazione. Questo modello di descrizione è applicato a tutte le articolazioni dell'archivio, a condizione però di evitare ripetizioni e ridondanze.
[...] Cencetti sosteva che l'inventario, inteso come ricostruzione della vita dell'ente, deve avere un'appendice "contenente l'indicazione sommaria, per titoi e per nomi (attenti a rispettar quelli antichi!) degli archivi e delle serie, col loro bravo numero d'ordine, le date iniziali e terminali, le indicazioni delle possibili lacune e simili, ma nulla più". [...] Nel 1951 Elio Califano lamentava che gli archivisti non fossero in grado di facilitare la ricerca "adoperando qualcosa di diverso dalla propria esperienza, preparazione e facoltà mnemoniche".
Chi li consulta non è disposto a sforzarsi più di tanto; tende cioè a scorrerli frettolosamente al fine di posare subito l'occhio su queste o quelle indicazioni che appaiono a prima vista interessanti e ghiotte per l'argomento-oggetto che vuole indagare. Ma un inventario, soprattutto se sufficientemente articolato, accompagnato da introduzioni di tipo generale sulla storia del soggetto-istituto cui si riferiscono, e di tipo particolare sulle singole parti documentarie (...) riesce a fornire una determinata quantità di informazioni soltanto se lo si legge pazientemente e spesso da cima a fondo (Isabella Zanni Rosiello)

Altri strumenti invece hanno lo scopo di agevolare la ricerca di dati, secondo criteri diversi:
  • l'indice (dei nomi di persona, dei toponimi, dei nomi di istituzioni o di cose notevoli) è infatti una lista di tipologie di dati utili per raggiungere rapidamente i documenti a cui quelli sono stati preventivamente associati
  • il repertorio è "un'indicazione sistematica delle materie, degli argomenti, degli oggetti contenuti nella documentazione di un archivio, che permette un più rapido reperimento delle relative pratiche e fascicoli"
  • il regesto rappresenta la sintesi degli elementi essenziali del contenuto del documento. Eventualmente accompagnato dalla trascrizione, costituisce il lavoro di descrizione più comunemente adoperato per rendere accessibile il contentuo di documenti membranacei. (la trascrizione di un intero fondo di pergamene costituisce un codice diplomati)
  • guide degli archivi di un istituto archivistico
  • guide tematiche che raccolgono e presentano informazioni su documenti appartenenti ad archivi diversi e conservati presso istituti diversi
  • elenchi di consistenza o di versamento, di deposito o di donazione, sono prodotti contestualmente alle operazioni da cui traggono il nome per finalità amministrative e giuridiche
In ambito archivistico, dovendo trattare dati del passato, ciò può comportare la necessità di rifletterne la storicità, associando quindi al dato di un'epoca il corrispondente dato attuale.
All'interno degli istituti archivisti la guida topografica permette poi di identificare il luogo dove è conservato ciascun fondo.

ISAD (G) (General International Standard Archival Description)
Due successive versioni: 1994, 1999.
Scopo della descrizione archivistica: identificare il contesto e il contenuto della documentazione per promuoverne l'accessibilità.
Sette aree:
  1. identificazione
  2. informazioni sul contesto
  3. informazioni relative al contenuto e alla struttura
  4. informazioni relative alle condizioni di accesso e di ulizzazione
  5. informazioni relative a documentazione collegata
  6. note
  7. controllo della descrizione 
Dei ventisei (26) elementi presenti nel tracciato, solo sei sono considerati indispensabili per los cambio delle informazioni a livello internazionale:
  1. la segnatura o codice identificativo (elemento in grado di identificare in modo sintetico e univoco l'unità di descrizione mediante i dati necessari a farne riconoscere il contesto e la posizione all'interno dell'archivio)
  2. la denominazione o titolo (assume forse e significato differenti a seconda del livello dell'unità da descrivere [...] comprendere questi e queste regole di comportamento collettivo diventa necessario per stabilire il rapporto fra denominazione originale e denominazione da attribuire)
  3. il soggetto produttore
  4. la data
  5. la consistenza
  6. il livello di descrizione

ISAAR (CPF) International Standard Archival Autorithy Records for Corporate Bodies, Persons and Families
Due successive versioni: 1996, 2004
Scopo: promuovere la condivisione di record archivisti d'autorità,, incoraggiando l'elaborazione di descrizioni correnti, appropriate e autoesplicative di enti, persone e famiglie che sono soggetti produttori di archivio.
Rinuti nelle seguenti quattro aree:
  1. identificazione
  2. descrizione
  3. relazioni (informazioni relative alle relazioni che il soggetto haa vuto con altri produttori, richiedendo che ogni relazione sia spiegata, qualificata e datata)
  4. controllo
Dei ventisette (27) elementi solo quattro sono indispensabili:
  1. tipologia del soggetto produttore (tre tipologie: ente, persona, famiglia)
  2. forma/e autorizzata/e del nome (le sue varianti sono considerate come "altre denominazioni")
  3. date di esistenza
  4. codice identificativo del record d'autenticità

NIERA (EPF) Nome italiane per l'elaborazione dei record di autorità archivistici di enti, persone, famiglie. Linee guida per la descrizione delle entità con una sezione dedicata al soggetto produttore d'archivio
Redatte con l'obiettivo di:
  • individuare gli elementi che servono ad identificare e a descrivere le entità ente, persona, famiglia
  • individuare gli elementi del record di autorità delle antità ente, eprsona, famiglia
  • stabilire le regole per la standardizzazione degli elementi strutturati del record di autorità, in modo che essi costituiscano chiavi di accesso normalizzate
  • stabilire le regole per la redazione di intestazioni di autorità normalizzate per le entità ente, eprsona, famiglia
  • predisporre vocabolari controllati e convenzioni da da usare nell'alborazione e nella scelta delc ontenuto degli elementi normalizzati del record di autorità
  • indicare le modalità attraverso le quali possono essere stabiliti, nel contesto di sisteami informativi archivistici, collegamenti fra le entitià ente, persona, famiglia e la documentazione, tra le entità e le altre entità, tra le entità e risorse di altro tipo
  • rendere possibile l'applicazione delle NIERA in tutti i contesti ed in particolare nel SAN (Sistema Archivistico Nazionale)
  • rendere possibile lo scambio tra istituzioni, sistemi e/o reti delle descrizioni delle entità dei record di autorità archivistici. L'applicazione dello standard previsto dalle NIERA non è, però, condizione sufficiente per favorire lo scambio di informazioni relative alle antità, per raggiungere tale obiettivo è necessario adottare, nell'ambieto dei sistemi informativi archivistivi, specifici protocolli di comunicazione basati su standard internaizonale come EAC-CPF
Standard internazionale per la descrizione degli istituti conservatori di archivi (ISDIAH)
  1. identificazione
  2. informazioni relative ai contatti
  3. descrizione
  4. informazioni relative ai contatti
  5. descrizione
  6. informazioni relative all'accesso
  7. informazioni relative ai servizi
  8. controllo
Tre indispensabili:
  1. codice identificativo
  2. forma autorizzata del nome
  3. ubicazione degli indirizzi
International Standard for Describing Functions (ISDF)
Fornire istruzioni per la descrizione delle funzioni delle organizzazioni che producono e gestiscono gli archivi.
  1. Identificazione
  2. contesto
  3. relazioni
  4. controllo della descrizione
Tre indispensabili:
  1. tipo (una funzione o sua suddivisione)
  2. forma autorizzata del nome della funzione
  3. identificativo della descrizione della funzione 
 Relazioni fra sistemi di descrizioni archivistici "un progetto di capitolo comune destinato ad essere compreso delle quattro nome dell'ICA sulle relazioni fra i differenti tipi di entità archivistice", allo scopo di migliorare la coerenza fra i contenuti delle norme attuali e i principali orientamenti sulla loro futura revisione.
Linee guida per la preparazione e la presentazione di descrizione archivistiche 

L'insieme delle tecniche utilizzate per il reperimento mirato dell'informazione in formato elettronico è indicato con l'espressione information retrieval (IR). per recuperare l'informazione, i sistemi IR usano i liguaggi di interrogazione basati su comandi testuali, che si attivano sulla base di istanze o query (interrogazioni), stringhe di parole-chiave digitate dall'utente e rappresentanti l'informazione richeista. L'applicazione va quindi alla ricerca di oggetti, entità contenute in basi di dati che racchiudono informazioni, e restituisce, in formato prestabilito, i risultati.
Indipendentemente dal fatto che si voglia esplorare l'inventario o che si voglia effettuare una ricerca puntiforme, cioè mirata su un punto preciso della base di dati, i risultati di ogni istanza devono consentire all'utente di valutare il significato dei contenuti dei documenti e di decidere quindi quali record visionare e quali invece tralasciare. La ricerca è predisposta e preimpostata mediante interfacce che consentono all'utente di scegliere se procedere con una ricerca strutturata per elementi, eventualmente combinabili fra di loro, in modo da richiedere dati qualificati e da stabilire condizioni e filtri in grado di limitare la quantità dei risultati, o se trasmettere invece una richiesta generica, per ottenere liste, in genere ricche di rumore informativo, di occorenze di un lemma o di un'intera stringa di caratteri. In ogni caso, quando l'istanza non è stata elaborata selezionando voci contenute in liste precostituite, una differenza formale anche minima fra la parola o la stringa digitata e l'oggetto desiderato può determinare il fallimento della ricerca.

In questo rapporto a distanza, che, nelle sale di studio degli Archivi di Stato, può anche diventare diretto e immediato, l'archivista svolge il ruolo di mediatore culturale, mettendo in relazione i documenti con i loro utenti attraverso quegli strumenti di descrizione.


Progetto AURORA: un oggetto troppo sintetico non permette l'immediata comprensione del contenuto del documento registrato, e in caso di ricerca, obbliga necessariamente chi consulta a reperire il fascicolo e il documento originale o a ricorrere a un aiuto esterno. Un oggetto eccessivamente prolisso, di contro, contiene precisazioni pleonastiche o superflue, locuzioni o parole senza un reale significato, che distraggono l'attenzione dagli elementi significativi, senza contare il maggior tempo richiesto per la redazione e la succesiva consultazione.

Un sistema informativo è l'iniseme organizzato degli elementi implicati nell'amministrazione di quel particolare patrimonio che è l'informazione. Esso comprende in genere le procedure per facilità lo scambio di informazioni e l'interazione fra persone e dispositivi, consentendo agli utenti di convidere in modo efficace le risorse di cui dispone il soggetto per il quale il sistema è stato progettato.
Il sistema informativo di un istituto archivistico può offrire supporti di consocenza e rivolgersi, atraverso le funzionalità del sito web, sia al personale interno all'organizzazione, sia al pubblico esterno, mettendo a disposizione dell'uno e dell'altro risorse di diverso tipo. Fra quelle rivolte al primo sono molto comuni le comunicazioni di tipo regolamentare, le norme sul funzionamento, gli ordini di servizio, le istruzioni per l'uso di dispositivi e di attrezzature, le interfacce d'accesso a banche dati di utenti. Sono invece prioritariamente destinate al pubblico informazioni sull'identità, sulle funzioni dell'organizzazione, sulle attività, sui progetti e sulle collaborazioni in corso, sui servizi connessi alla sala di studio e i moduli per l'interrogazione delle basi di dati che rappresentano il patrimonio documentario. L'interfaccia con il pubblico del sistema informativo di un istituto archivistico i articola in:
  •  un modulo gestionale (accedere ai servizi e alle sedi funzionali quali istanze di amminisione e di richiesta di materiale da consultare, le modalità con cui è possibile efettuare l'interrogazione delle banche dati, la sede ed eventualmente la data di consegna dei pezzi e il luogo dove poterli consegnare)
  • modulo descrittivo e orientativo.
Linee guida per i siti web della pubblica amministrazione sono state pubblicate dal Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione il 9 marzo 2010 con la finalità di offrire all'utenza cui si rivolgono servizi, sia di tipo informativo che transazionale, rispondenti a caratteristiche di qualità sinteticamente esprimibili in:
  • accertata utilità
  • semplificazione dell'interazione tra amministrazione ed utenza
  • trasparenza dell'azione amministrativa
  • facile reperibilità e fruibilità dei contenuti
  • costante aggiornamento
Questa è la finalità del Sistema archivistico nazionale (SAN) con cui oggi l'Istituto centrale per gli archivi (ICAR) del Ministro dei beni, delle attività culturali e del turismo intende agevolare la ricerca sui sisemi nazionali e locali promossi e gestiti da quel ministero o con la sua partecipazione.

Nell'ambito dell'intelligenza artificiale, con ontologia si intende non la teoria filosofica dell'esistenza, ma la descrizione formale di un insieme di concetti e delle relazioni che intercorrono fra essi. Le ontologie costituiscono schemi con i quali, all'interno di domini determinati e quindi di determinate comunità (e non dell'intera rete Internet), si definiscono regole con cui organizzare i dati. Il web semantico si propone, rispetto alle comuni ricerche su Internet, fondate su algoritmi che analizzano ricorrenze di parole e relazioni sintattiche, di fornire una mappa sempantica dei percorsi che portano da un'informaizone all'altra, descrivendo e utilizzando i collegamenti reciproci. [...] Il Consorzio W3C considera l'ideale evoluzione del web dal machine-representable al machine-understandable. L'obiettivo è di generare documenti che possano al tempo stesso essere letti ed apprezzati da esseri umani, ma anche interpretati da agenti automatici e da applicazioni informatiche alla ricerca di contenuti. Un'ontologia, quindi, che si esprime attraverso linguaggi e standard specifici - Web Ontology Language (OWL). L'ontologia si fonda su tre elementi: individui (gli oggetti propri di un dominio), classi (gruppi di individui), proprietà (relazioni binarie fra individui). (In ambiente archivistico si è recentemente manifestato un crescente interesse verso il movimento Open data).

Con la digitalizzazione si va incontro a due tipi di esigenze:
  •  da un lato, l'ampliamento delle condiizoni di fruibilità e dell'offerta culturale, associando alla descrizione del documento la sua immagine o pubblicando documenti iconografici, con il corredo dei relativi metadati descrittivi; 
  • dall'altro, la salvaguardia degli orignali cartacei, la cui consultazione diventa in tal modo evitabile.
La selezione dei documenti da digitalizzare è legata infatti alla definizione dell'offerta culturale che si vuol costituire, dando al pubblico l'opportunità di accedere alle immagini dei documenti più frequentemente richiesti o che si vorrebbero proporre alla sua attenzione. [...] In ogni caso occorre valutare e ottimizzare il rapporto fra l'usabilità e la qualità dell'immagine, trovando quindi la soluzione tecnica più adatta. [...] L'eleborazione e l'uso di oggetti digitali, sia che accompagnino la descrizione di documenti cartacei, sia che costituiscano entità a sé stanti, comporta l'adozione di particolaris et di dati, chiamati "metadati". Nella sua etimologia il termine metadato proviene dal greco meta, oltre, dopo, e dal latino datum, informazione (al plurale data). metadato quindi significa letteralmente "dato su un (altro) dato" e indica perciò un'informazione che descrive un insieme di dati. [...] Oltre ai metadati descrittivi, necessari per l'identificazione degli oggetti digitali (immagini o video) e per la rappresentazione del loro contenuto, a queste risorse possono essere associati anche metadati amministrativo-gestionali (informazioni sulle modalità di archiviazione e di manutenzione) e strutturali (disegnano la struttura gerarchica dell'oggetto digitale e mettono in evidenza le varie componenti delle risorse, con le loro reciproche relazioni).
Per esprimere gli standard con cui dar forma alle risoerse sul web si adopera oggi l'Extensible Markup Language (XML), un linguaggio testuale di marcatura, cioè di qualificazione e di codificazione, finalizzato ad una pubblicazione dei dati sul web all'interno di una struttura, denominata Document Type Definition (DTD), ossia struttura, modello dati, interpretabile oggi da tutti i programmi (browser) attraverso i quali si naviga nella rete. Costituisce uno standard fra i più diffusi per la codifica in formato XML dei metadati descrittivi, amministrativi e strutturali di un oggetto digitale il Metadata ecncoding and transmission standard (METS). Serve invece a fornire le specifiche formali per la raccolta, il trasferimento e la diffusione dei metadati e dei dati digitali nei rispettivi archivi lo standard italiano Metadati amministrativi e gestionali (MAG), sviluppato dall'Istituto Centrale per il Catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografico. Specificatamente destinato ad essere utilizzato invece per la cosnervazione degli oggetti digitali è lo standard PREMIS (Preservation metadata: implementation strategies), che comprende un dizionario dei dati necessari affinché i depositi di oggetti digitali possano garantire adeguati livelli di sicurezza e indicazioni sui metodi di conservazine, informazioni idonee a supportare i processi di conservaizone digitale. Ha invece la finalità di favorire l'accesso alle risorse digitali un set di metadati largamente utilizzato, denominato Dublin Core (DC). Si sono via via affermati a livello internazionale altri due standard che hanno lo scopo di definire la struttura logica dei dati da pubblicare sul web. Encoded Archival Description (EAD) e Encoded Archival Context-Corporate bodies, Persons, and Families (EAC-CPF), rilasciati dalla Society of American Archivists (SAA) rispettivamente a partire dal 1995 e dal 2001. Costituiscono l'esplitiazione in formato XML rispettivamente della struttura descrittiva delle ISAD(G) e delle ISAAR(CPF). Ha la finalità di favorire l'interoperabilità fra sistemi, superando le difficoltà legate all'adozione, da parte degli enti fornitori, di tipologie differenti di metadati e di diverse modalità di accedervi un protocollo, che, sulla base di un'interfaccia standardizzata, ne permetta l'interrogazione. Denominato Open archives initiative protocol for metadata harvesting (OAI-PMH).

Dematerializzazione, processo di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici. Distruzione dei primi sia adozione di procedure informatiche che permattano di archiviare documenti direttamente in formato digitale o di convertire il documento analogigico in tale formato
(Attenzione, i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali)
Puntare piuttosto che sulla distruzione dei documenti analogici sull'informatizzazione delle procedute amministrative in modo che i nuovi documenti già nascano in formato digitale e che si possa evitare di ricorrere all'interno dei processi di formazione dei documenti ai cossidetti cicli misti
il problema della conservazione degli archivi digitali ha costituito e costituisce ancora un tema di ricerca e di spermitamentzione. le operazioni di salvataggio dei dati devono essere eseguite su supporto informatico rimvibile
si applican comunque la tripartizione in archivio corrente, deposito e storico anche nel digitale.
obsolescenza elettronica, un nuovo problema (se ne occupa il responsabile della sonservazione)
il modello di sistema informativo per rispondere a questo tipo di esigenze al momento è l'OAIS (standard ISO 1721) Modello OAIS: acquisizione, archiviazione, gestione dei dati, amministrazione, pianificazione della conservazione, accesso/restrizione
Non si può digitalizzare tutto, come non si può scartare tutto una volta scansionato. Bisogna eseguire uno scarto correttamente impostato ed effettuato consente di ridurre notevolemente il materiale cartaceo da conservare e conseguentemente riduce quantitativamente i problemi collegati alla sua dematerializzazionee
Conservazione
  1. 1. finalizzata al mantenimento dei requisiti giuridici ed informativi dei documenti e alla possibilità di recuperarli ed utilizzarli nella fase attiva Si basa sul singolo documento (coincide con la fase del suo ingresso nel sistema documentale corrente del produttore)
  2. 2. permanente che ha invece l'obiettivo di salvaguardare insieme, alle infromazioni e alla loro accessibilità, tutto il sistema di relazioni ed informazioni di contesto che fa di un insieme di documenti un archivio in senso proprio. Questo tipo di conservazione si basa sul fascicolo (coincide con la fase di versamento dall'archivio corrente all'archivio di deposito)

Pro.De = progetto interregionale di dematerilizzazione
2003, nove regioni più provincia autonoma di trento
il sistema di gestione informatica dei documenti deve
- garantire una corretta gestine dei documenti d'archivio prodotti e ricevuti nell'ambito dell'archivio corrente dell'ente, assicurandone la corretta registrazione, classificazione e fascicolazione
- presidiare e controllare anche la fse di produzione documentale ed evitare così che vengano prodotti documenti in formati non idonei
modello di riferimento del sistema di gestione documentale è defnito in coerenza con i requisiti specificati in Moreq2


Conservazione preventiva: capire i caratteri e la lingua in cui sono scritti, aver cura del loro ordinamento e descrizione
Conservazione successiva: restauro, volto a ripristinare le condiizoni di leggibilità e di fruibilità dei documenti.

- PARTE II Organizzazione e funzionamento degli archivi in Italia -

I primi archivi di concentrazione, istituiti per iniziativa degli Stati preunitari, con la finalità di runirvi gli archivi delle antiche magistrature e i documenti non più utili all'ammnistrazione corrente, rappresentarono il primo nucleo di quella sorta di rete organizzativa che via via si costituì, per successive aggiunte e aggregazioni, negli anni che seguirono l'unità nazionale. [...] Sin dall'inizio, fra questi istituti quelli che conservano glia rchivi degli organi centrali degli antichi Stati si sono distinti dagli altri per questa loro funzione di principali depositari delle testimonianze della storia d'Italia, sempre multicentrica e particolaristica, caratterizzata non dai rapporti fra un centro e una periferia, ma da quelli fra numerosi centri con le rispettive periferie.
  • 15 marzo 1870: Commissione nominata con decreto dei ministri dell'Interno e della Pubblica Istruzione e presieduta da Luigi Cibraio
  • 5 marzo 1874, regio decreto n. 1852: tutti gli Archivi di Stato erano posti alle dipendente del Ministero dell'interno. Premesso che "alla storia e  non alla politica appartengono i documenti delle dinastie che regnarono e dei governi che non sono più" e che "il Governo può ammettere il pubblico ai suoi segreti, senza paura e senza scrupoli" (minoranza, Ministero dell'istruzione pubblica, convinta che "il documento che passa in archivio entra già nel dominio della storia"). Respingendo l'idea della separazione degli archivi amministrativi da quelli storici, propose di "chiamare antica la parte che il Governo può mettere a disposizione degli studiosi, moderna quella che lo Stato ha ragione di tener riservata"
  • 27 maggio 1875, regio decreto n. 2552: la conservazione dei documenti dello Stato affidata a tre tipi di istituti. Presso l'Archivio del Regno erano raccolti i documenti dei dicasteri centrali del Regno d'Italia, presso gli Archivi di Stato con sede nelle città già capitali degli Stati preunitari erano concentrati i documenti dei dicasteri centrali di questi, mentre gli altri Archivi di Stato avrebbero conservato i documenti prodotti dalle amministrazioni statali presenti nelle rispettive province. La lege stabiliva l'ibbligo del versamento dei documenti che si riferissero ad affari esauriti da dieci anni. Gli altri atti archiviati vanno ripartiti in tre sezioni, cioè degli atti giudiziarii, degli atti amministrativi, degli atti notarili. Cogli atti che non provengono da magistrature, da amministrazioni, da notai, sono costituite sezioni speciali. (Ne derivò lo smembramento di molti archivi e l'attribuzione a uffici differenti, all'interno dello stesso Archivio di Stato, di parti del medesimo fondo documentario). Compito di conservare "tutti gli atti appartenenti in libera proprietà allo Stato, che hanno carattere di documento pubblico o privato nel senso giuridico e diplomatico della parola". Riserva sui documenti "confidenziali e segreti fino dall'origine, che contengono informazioni e giudizi di pubblici ufficiali sulla vita di determinate persone", anno 1815 il limite fisso per la consultabilità dei documenti relativi all'ammnistrazione generale degli Stati preunitari. Il termine restava mobile per gli atti dei processi e per quelli amministrativi con l'importante eccezine degli atti che hanno carattere puramente storico, letterario o scientifico; le sentenze e i decreti dei magistrati: le decisioni e i decreti delle autorità governative e amministrative; gli atti dello stato civile delle persone; gli atti delle provincie, dei comuni e dei corpi morali occornti alla loro amministrazione; gli atti necessario allo esercizio dei diriti elettorali, alla prova dei servizi civili o militari, ed allo svincolo delle cauzioni dei contbaili dello Stato, sono pubblici qualunque sia la loro data.
  • 1887 le funzioni passano alla divisione della Direzione generale dell'amministrazione civile che si occupava delle amministrazioni comunali e provinciali.
  • 1892: sopressione delle Soprintendenze
  • 25 gennaio 1990, regio decreto n.35 Regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni centrali
  • 9 settembre 1902, regio decreto n. 445: ai prefertti e ai direttori degli Archivi di Stato furono attribuite le funzioni relative alla vigilanza sugli archivi degli enti pubblici e degli enti morali ecclesiastici, ai quali era fatto obbligo di "conservare in buon ordine gli atti dei loro archivi", depositando copia dei relativi inventari negli Archivi di Stato della propria circoscrizione. Istituzione di una giunta con compiti di consulenza su nomine e trasferimenti e sull'applicazione di sanzioni disciplinari nei confronti dei funzionari. Isituzione di nove Soprintendenze archivistiche residenti presso gli Archivi di Stato di Torino, Genova, Milano, Venezia, Bologna, Firenze, Roma, Napoli, Palermo. Questi uffici avevano il compito di svolgere funzioni di vigilanza sui nuovi e più stringendi adempimenti che la stessa legge imponeva agli enti pubblici, "agli enti parastatli, agli enti ausiliari dello Stato, agli istituti di credito di diritto pubblico, alle associazioni sindacali e alle persone giuridiche pubbliche in genere" e persino ai privati, proprietari di archivi d'interesse storico, tenuti a farne dichiarazione scritta al prefetto che la trasmetteva alla soprintendenza archivistica competente per territorio.
  • 1911, regolamento: l'istituzione di nuovi archivi di Stato nei capoluoghi di provincia che ne sono privi non potrà essere disposta che per legge. Le provincie ed i comuni interessati potranno farne richiesta, puché s'impegnino legalmente a fornire i fabbricati adatti per il primo impianto e per il prevedibile sviluppo per almeno un decennio, le scaffalature occorrenti per il primo impianto e si obblighino ad un contributo annuo. Termine in data 1830 per i documenti degli Stati preunitari, 1815 per i documenti segreti. Per gli atti ed i documenti che per la loro origine e la loro natura sono d'indole privata, è stabilito il termine di 50 anni (esteso anche agli archivi di deposito e aglia rchivi correnti degli uffici della pubblica amministrazione).
  • 1931: istituzione dell'Ufficio centrale per gli Archivi di stato presso la medesima Direzione generale.
  • 31 agosto 1933, regio decreto 1313: il termine per il versamento dei documenti viene abbasato a cinque anni.
  • 22 dicembre 1939, legge n.2006: l'organo consultivo centrale assume il nome di Consiglio superiore per gli Archivi del Regno, affiancato dalla giunta. In ogni provincia italiana l'istituzione di un istituto di concentrazione statale, molti dei quali denominati Sezione di Archivio di Stato, con istituti dipendenti, denominati Sottosezioni, da affidare a un responsabile di nomina municipale. Poneva a carico delle rispettive Province le spese relative alla provvista e al mantenimento delle sedi dei nuovi istituti, all'illuminazione, al riscaldamento e alla fornitura di scaffalature, delle altre suppellettili e dei mobili per gli uffici. Pubblici tutti i documenti degli Stati preunitati e fissò al 1870 il limite per i documenti riservati riguardanti la politica estera o l'amministrazione interna.
  • 1953: l'Archivio del Regno si distinse effettivamente dall'Archivio di Stato della capitale con la creazione dell'Archivio centrale dello Stato.
  • 17 maggio 1952, legge: conservazione presso gli archivi notarili distrettuali di tutti gli atti degli ultimi cento anni e il versamento agli Archivi di Stato di quelli di data anteriore.
  • 30 settembre 1963 (DPR n. 1409) tutti gli istituti stabiliti nei capoluoghi di provincia assunsero il nome di Archivio di Stato, mentre la denominazione di Sezione fu trasferita alle precedenti sottosezioni. modifica del termine per il versamento degli atti agli Archivi di Stato, periodo di quaranta anni dalla conclusione dei rispettivi affari, con eccezione solo delle liste di leva (70 anni) e per gli atti dei notai (cenno anni dal momento di cessata rogazione). Istituzione di apposite commissioni, dette di sorveglianza (durata carica tre anni) che si riuniscono tre volte l'anno. Attività al contempo di supporto e di controllo nei confronti degli uffici statali, propriamente definita "sorveglianza", per distinguerla dall'attività di "vigilanza" che le soprintendenze archivistiche svolgono invece verso gli enti pubblici e verso i soggetti privati, proprietari, possessori o detentori di archivi dichiarati d'interesse culturale, sulla base di un'istruttoria condotta dalle stesse soprintendenze. Presiedute dal capo dell'ufficio e costituite da un rappresentante del Ministero dell'interno e dal direttore dell'Archivio di Stato competente per territorio. Soprintendenze archivistiche istituite presso tutti i capolouoghi di regione. Istituzione di un Comitato per le pubblicazioni, con il compito di "dare parere sulle pubblicazioni che sono edite a cura dell'Amministrazione degli Archivi di Stato". Istituzione del Centro di fororiproduzione, legatoria e restauro degli archivi di Stato (oggi confluito nell'Istituto centrale per il restauro e la conservazione del patrimonio archivistico e librario) con sede a Roma (studiare e sperimentare le attrezzature ed i procedimenti da usare nel servizio di fotoriproduzione, legatoria e restauro; curare l'addestramento del personale dell'Amministrazione degli archivi di Stato mediante corsi di preparazione, di aggiornamento, di perfezionamento, di specializzazione e di qualificazione tecnica). Sostituzione di termini fissi con termini mobili, limite di 50 anni alla consultabilità per i documenti riservati relativi alla politica estera o interna dello Stato, e di 70 anni per quelli "relativi a situazioni puramente private di persone".
  • 26 aprile 1964, n.310: Commissione Franceschini con il compito di svolgere un'indagine sulla tutela e sulla valorizzazione del patrimonio storico, archeologico, artistico e del paesaggio. (Relazione finale in 57 dichiarazioni)
  • 1966: pubblicazione per iniziativa dell'Ufficio studi e pubblicazioni della Direzione generale degli Archivi di Stato della Guida Generale degli Archivi di Stato italiani.  Per ogni Archivio di Stato si descrivevano gli archivi conservati inquadrandoli in tre diverse tipologie di enti produttori: organi statali e di governo, istituzioni, magistrature centrali e locali fino all'unificazione italiana; organi e uffici periferici dello Stato italiano unitario; tutti gli archivi che non rientrano nelle due parti precedenti (con partizione storica per periodi particolarmente significativi). Erano indicati anche un nome tendenzialmente corrispondente dell'ente produttore, consistenza, estremi cronologici, mezzi di corredo disponibili, notizie storiche e archivistiche, principali serie, bibliografie.
  • 14 dicembre 1974, legge n. 657: Istituzione del Ministero per i beni culturali e ambientali
  • 30 giugno 2003, decreto legislativo Codice in materia di protezione dei dati personali (Codice della privacy)
  • 20 ottobre 1998, n. 368: Ministero per i beni e le attività culturali. L'Istituto Centrale per gli Archivi (ICAR) si assume il compito di curare la "definizione degli standard per l'inventariazione e la formazione degli archivi, di ricerca e studio, di applicazione di nuove tecnologie".
  • 1976: Cessa l'attività il Consiglio per gli Archivi. Organo colleggiale aveva il compito di fornire pareri sulle principali funzioni che lo Stato intendeva assumere in questo settore. Composto da un presidente e da otto consiglieri nominati con decreto reale su proposta dei ministri dell'interno e dell'istruzione pubblica. 
  • 29 ottobre 199, decreto legislativo n. 490: Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali 
  • 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Dinanzi alle periodiche richieste di scarto, il rappresentante dell'Archivio di Stato ha sempre costituito una forma di autorità "imparziale", non condizionata cioè da interessi di parte, ed ha esercitato ed esercita tuttora quindi, in un contesto caratterizzato da una debole e incerta attività di coordinamento da parte del Ministero compentente e dall'indifferenze degli altri ministeri, un'opera di verifica e di controllo non soltanto sull'importanza storica della documentazione proposta per l'eliminazione, ma anche contestualmente della coerenza e della significatività di quella che si intende conservare. Principali criteri orientativi in quest'attività tendono ad essere oggi la selezione per lo scarto dei documenti il cui contenuto è registrato in tipologie documentarie destinate invece alla conservazione permanente, e la salvaguardia (a volte mediante campionamento) di quelle più specificamente legate alla natura dell'ente e quindi più significative delle sue competenze e funzioni, rispetto a quelle riguardanti il suo funzionamento. In relazione al sistema di gestione informatica dei documenti deve raggiungere i seguenti obiettivi: garatire la sicurezza e l'integrità del sistema; garantire la corretta e puntale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; fornire informazioni sul collegamento esistente fra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti della stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali; consentire il reperimento delle informazioni riguardati i documenti registrati; consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato
  • 2001: Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici. Utilizzare i documenti "conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza ed indispensabilità". Limiti e condizioni per accedere ai documenti sono legati alla distinzione fra dati personali e dati sensibili. Pratica della scrematura!
  • 8 gennaio 2001, DPR n. 37: specifica che le responsabilità della conservazione e della corretta gestione degli archivi e della regolare tenuta degli inventari ricade sui dirigenti dei rispettivi uffici.
  • 22 gennaio 2004, decreto legislativo n. 42: Codice dei beni culturali e del paesaggio. La materia dei beni culturali è poi suddivisa non in base alla loro natura e tipologia, ma alle finalità, definite nella parte generale, che l'intervento dello Stato si propone di conseguire: la tutela, la fruizione e la valorizzazione. La tutela dei beni culturali è di esclusiva competenza dello Stato, la fruizione e la valorizzazione costituiscono invece materia di legislazione concorrente, nella quale spettano proprio alle regioni sia la potestà regolamentare che quella legislativa. Per gli archivi pubblici il codice afferma il principio della presunzione dell'importanza storica, prescidendo da qualunque altra considerazione, quelli di proprietà privata assumono tale valore solo in seguito alla dichiarazione di interesse culturale, risultante da una specifica e motivata valutazione da parte del ministero, che in tale ambito agisce attraverso le soprintendenze archivistiche, alle quali compete, come si è visto, l'esercizio della "vigilanza" sugli archivi non conservati da organi dello Stato. La qualifica di beni culturali comporta per gli archivi non solo il divieto, come per gli altri tipi di beni, di distruggerli, danneggiarli o adibirli ad usi non compatibili con la loro natura, ma anche il divieto di smembrarli, cioè di scomporne e di disgregarne le parti costitutive. Le soprintendenze inoltre curano e predispongono il deposito e la donazione di documenti o di archivi presso gli Archivi di Stato e vigilano sul commercio di documenti o di archivi sia ricevendo comunicazioni da parte dei titolari di case d'asta e di vendita, sia svolgendo accertamenti d'ufficio. Con finalità di tutela, il ministero può anche procedere alla custodia coattiva, sua pure temporanea, di beni culturali per garantirne la sicurezza e per assicurarne la cosnervazione. (Da tale normativa sul versamento sono esclusi gli archivi del Ministero per gli affari esteri e quelli degli stati maggiori dell'esercito, della marina e dell'aereonautica per quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativo, nonché gli archivi storici degli organi costituzionali. Queste istituzioni conservano infatti i documenti che producono presso il proprio archivio storico.) Il Ministero dell'interno può autorizzare la consultazione per scopi storici anche dei documenti di carattere riservato consegnati negli Archivi di Stato di data anteriore a quella fissata dalla norma, previo parete del direttore dell'Archivio di Stato competente e udita la commisisone per le questioni inerenti alla cosnultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso lo stesso Ministero dell'interno.
  • 7 marzo 2005, decreto legislativo n. 82: Codice dell'amministrazione digitale (CAD) legittimità e pieno valore giuridico al documento informatico, come forma di comunicazione fra il cittadino e la pubblica amministrazione. "L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, si presume riconducibile al titolare del dispositivo di firma".
  • 17 dicembre 2011: inaugurato il portale del Sistema archivistivo nazionale (SAN) così da unificare le modalità di ricerca e di concentrare l'accesso all'informazione sull'intero patrimonio archivistico italiano, precedentemente ripartito tra Sistema informativo degli Archivi di Stato (SIAS) e Sistemainformativo unificato per le Soprintendenze archivistiche (SIUSA)
  • 24 giugno 2013, legge n.71: Ministero per i beni e le attivit culturali e il turismo
Il termine versamento ha un valore tecnico e giuridico preciso, poiché sta a distinguere l'operazione periodica di consegna di documenti da parte degli uffici statali ai rispettivi Archivi di Stato, dai depositi, con cui invece enti pubblici e privati consegnano a questi istituti documenti di cui però restano pienamente proprietari. [...] I versamente infatti si sono spesso configurati coem non programmate e a volte addirittura improvvisate consegne di carte, non sempre accompagnate dagli strumenti di corredo formati insieme con i documenti o compilati in occasione del loro trasferimento all'Archivio di Stato.